كيفية استخدام خاصيتي النص التلقائي (AutoText) والتصحيح التلقائي (AutoCorrect) في Microsoft Word

تُعد برامج معالجة النصوص من الأدوات الأساسية في حياتنا اليومية سواء في البيئات التعليمية أو المهنية أو حتى الشخصية، ويُعتبر Microsoft Word من أشهر وأقوى هذه البرامج وأكثرها استخداماً على مستوى العالم. من بين الخصائص المتميزة التي يوفرها هذا البرنامج والتي تُسهّل على المستخدمين الكثير من الجهد والوقت، نجد خاصيتي النص التلقائي (AutoText) والتصحيح التلقائي (AutoCorrect). هاتان الميزتان تندرجان ضمن آليات الأتمتة التي تهدف إلى زيادة الإنتاجية، تقليل الأخطاء، وتوفير الوقت عند إدخال نصوص متكررة أو تصحيح أخطاء شائعة.

في هذا المقال المفصل، سيتم التطرق إلى كل من هاتين الخاصيتين بشكل موسع، مع شرح وظيفتهما، وفوائد استخدامهما، والطريقة الصحيحة لتفعيلهما وتخصيصهما حسب حاجات المستخدم، مع دعم ذلك بالأمثلة والتفاصيل الدقيقة التي تعزز من فهم القارئ وتجعله قادراً على استخدام هذه الأدوات باحترافية.

أولاً: خاصية التصحيح التلقائي (AutoCorrect)

ما هي خاصية التصحيح التلقائي؟

خاصية التصحيح التلقائي (AutoCorrect) هي ميزة ضمن Microsoft Word تقوم بتصحيح الكلمات والجمل المكتوبة تلقائياً أثناء الكتابة. وقد طُورت هذه الخاصية لتقوم بتصحيح الأخطاء الشائعة إملائياً أو نحويًا، بالإضافة إلى استبدال الاختصارات أو الرموز بجمل كاملة أو رموز خاصة.

تأتي هذه الميزة مفعّلة بشكل افتراضي عند تثبيت Microsoft Word، وهي تعتمد على قاعدة بيانات تحتوي على عدد كبير من الكلمات التي غالباً ما يُخطئ المستخدم في كتابتها، بالإضافة إلى خيارات يضيفها المستخدم بشكل شخصي.

الفوائد العملية للتصحيح التلقائي

• توفير الوقت: تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية دون الحاجة إلى الرجوع لها يدوياً.

• تقليل الأخطاء: خصوصاً عند كتابة نصوص رسمية أو أكاديمية تتطلب دقة لغوية.

• إضافة اختصارات شخصية: يمكن إدخال رموز أو كلمات قصيرة يتم استبدالها تلقائيًا بجمل كاملة، مثل توقيع البريد الإلكتروني أو اسم المؤسسة.

كيفية تفعيل وضبط التصحيح التلقائي

1. فتح Microsoft Word.

2. الضغط على تبويب “ملف (File)”، ثم اختيار “خيارات (Options)”.

3. من القائمة الجانبية، اختيار “تدقيق (Proofing)”.

4. الضغط على زر “خيارات التصحيح التلقائي (AutoCorrect Options)”.

5. من النافذة المنبثقة، ستظهر عدة خيارات تشمل:

   • تصحيح الحرف الأول من الجمل.

   • تصحيح أول حرف من أسماء الأيام.

   • استبدال نص تلقائي عند كتابة اختصارات معينة.

6. في خانة “استبدال (Replace)” و**”بـ (With)”** يمكن إضافة اختصارات مخصصة. على سبيل المثال:

   • Replace: adr

   • With: العنوان الكامل للمؤسسة

7. الضغط على “إضافة (Add)” ثم “موافق (OK)” لحفظ التغييرات.

أمثلة عملية على استخدام AutoCorrect

ثانياً: خاصية النص التلقائي (AutoText)

ما هي خاصية النص التلقائي؟

النص التلقائي (AutoText) هو جزء من ميزة أكبر تُعرف باسم “الكتل الإنشائية (Building Blocks)”، والتي تسمح للمستخدم بحفظ نصوص أو عناصر تنسيقية معينة واستخدامها لاحقاً بضغطة واحدة. تعد هذه الخاصية مثالية للنصوص المتكررة مثل رؤوس الصفحات، العناوين الموحدة، التواقيع، أو الفقرات المستخدمة بشكل متكرر.

الفرق بين AutoText و AutoCorrect

• AutoCorrect يعمل أثناء الكتابة ويصحح الأخطاء أو يستبدل الاختصارات فورياً.

• AutoText يُستخدم لإدخال نصوص أطول وأكثر تعقيداً ولا يتم إدراجه تلقائياً إلا عند استدعائه يدوياً أو باستخدام اختصار مخصص.

فوائد استخدام النص التلقائي

• توفير الوقت في كتابة النصوص الطويلة: خصوصاً في المستندات المتكررة مثل العقود، الفواتير، أو الرسائل الرسمية.

• الحفاظ على التنسيق الثابت: يتم حفظ النص بنفس تنسيقه الأصلي.

• إمكانية تصنيف النصوص حسب القوالب أو الفئات: مما يساعد في التنظيم وسرعة الوصول.

خطوات إنشاء نص تلقائي جديد

1. اكتب النص الذي تريد حفظه كنص تلقائي في مستند Word.

2. ظلّل النص بالكامل.

3. اضغط على مفتاحي Alt + F3 لفتح نافذة إنشاء “كتلة إنشائية جديدة”.

4. في خانة “الاسم (Name)”، أدخل اسمًا فريدًا لهذا النص.

5. تأكد من اختيار “نص تلقائي (AutoText)” في خانة “المعرض (Gallery)”.

6. اضغط على “موافق (OK)” لحفظ النص.

طريقة إدراج النص التلقائي

• ابدأ بكتابة أول أحرف الاسم الذي تم حفظه به النص.

• بمجرد ظهور اقتراح الإكمال التلقائي، اضغط على مفتاح Enter لإدراجه في المستند.

• أو يمكن إدراجه يدوياً من خلال:

  • التوجه إلى تبويب “إدراج (Insert)”.

  • ثم الضغط على “الكتل الإنشائية (Quick Parts)”.

  • اختيار “نص تلقائي (AutoText)” ومن ثم تحديد النص المطلوب.

أمثلة لاستخدام AutoText في المستندات الرسمية

تكامل AutoText وAutoCorrect مع سير العمل

عند استخدام AutoCorrect وAutoText معاً، يمكن إنشاء بيئة عمل أكثر كفاءة وسرعة، خاصة في الأعمال التي تعتمد على التوثيق أو كتابة محتوى متكرر مثل:

• إعداد العقود والاتفاقيات.

• تحرير الكتب والتقارير.

• كتابة الرسائل الجامعية والبحوث.

• التواصل عبر البريد الإلكتروني الرسمي.

من خلال تخصيص AutoCorrect لتصحيح الأخطاء والاختصارات الشائعة، وتخصيص AutoText لحفظ الفقرات الطويلة أو الجمل الرسمية، يستطيع المستخدم إنجاز كميات كبيرة من الكتابة خلال وقت أقل وبأخطاء أقل.

إدارة النصوص التلقائية والتصحيحات المخصصة

مع مرور الوقت، قد يحتاج المستخدم إلى مراجعة النصوص أو الاختصارات التي قام بحفظها أو تحديثها أو حذف غير الضروري منها. ويمكن القيام بذلك عبر الخطوات التالية:

إدارة عناصر AutoCorrect

1. الذهاب إلى “ملف > خيارات > تدقيق > خيارات التصحيح التلقائي”.

2. مراجعة القائمة التي تظهر ضمن “استبدال” و**”بـ”**.

3. تحديد العنصر المطلوب ثم الضغط على “حذف” أو تعديله.

إدارة عناصر AutoText

1. الانتقال إلى تبويب “إدراج” > “الكتل الإنشائية” > “منظم الكتل الإنشائية”.

2. يتم عرض جميع النصوص المحفوظة ضمن AutoText.

3. يمكن التعديل أو الحذف حسب الحاجة، أو تصدير العناصر لاستخدامها في أجهزة أخرى.

استخدام AutoText وAutoCorrect في القوالب Templates

من الجدير بالذكر أن النصوص والاختصارات التي يتم حفظها داخل Word يمكن أن ترتبط بقوالب محددة، مما يجعل من الممكن إنشاء ملفات Word مخصصة تحتوي على إعدادات معينة تناسب طبيعة عمل المؤسسة أو المستخدم.

على سبيل المثال، يمكن إنشاء قالب يحتوي على:

• مجموعة نصوص AutoText تشمل العناوين، التواقيع، الفقرات المتكررة.

• مجموعة اختصارات AutoCorrect للمصطلحات الشائعة المستخدمة داخل مجال معين مثل القانون أو الطب أو التعليم.

هذا النهج يسهّل على فرق العمل توحيد اللغة والأنماط الكتابية داخل المستندات.

جدول مقارنة بين AutoText و AutoCorrect

أهمية هذه الميزات في التعليم والمهن الإدارية

تعتبر ميزتا AutoCorrect وAutoText من الأدوات الأساسية في المجالات الأكاديمية والإدارية، فهي تُستخدم بكثافة من قبل:

• الطلاب: لكتابة الأبحاث وتقديم الواجبات باستخدام قوالب جاهزة.

• الأساتذة: لإنشاء ملاحظات نموذجية أو تعليقات مكررة.

• الموظفين الإداريين: لتوثيق الخطابات والمراسلات الرسمية.

• المترجمين: لتخزين العبارات أو المصطلحات المتكررة.

• الكتاب والمحررين: لتوحيد أسلوب الكتابة وتوفير الوقت في الإنتاج.

الخلاصة

يمثل كل من النص التلقائي (AutoText) والتصحيح التلقائي (AutoCorrect) حجر الزاوية في عمليات الكتابة الذكية داخل Microsoft Word. استخدام هاتين الخاصيتين لا يعزز فقط من سرعة الكتابة، بل يرفع من جودة النصوص ويقلل من الأخطاء البشرية. لذلك، يُنصح جميع المستخدمين الذين يتعاملون مع النصوص بشكل دوري أن يستثمروا بعض الوقت في فهم هذه الميزات وتخصيصها حسب طبيعة عملهم للحصول على أكبر فائدة ممكنة.

المصادر:

1. Microsoft Support – AutoCorrect Options

2. Microsoft Office Training – Use AutoText to insert text automatically